RECURSOS

Los recursos en un proyectos se refieren a personas, material y equipo necesario para completar las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes que manejar con Project; la disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando puede puede un recurso trabajar en una tarea y cuanto tiempo le toma en hacerla y los costos, que se refiere a cuanto dinero se necesita para pagar esos recursos.

Project maneja dos tipos de recursos.

• Trabajo:Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los cuales no se consumen durante el transcurso de ésta; para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos personas y equipos como computadoras, scanners, camaras digitales, entre otros.
• Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los cuales son los consumibles, para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos materiales como impresiones y papelería.

RECURSOS DE TRABAJO

En la Guía de Proyectos, click Recursos

1. Click en Especificar personas y equipamiento para el proyecto



2. Ahora el Diagrama de Gantt ha cambiado automáticamente por una cuadricula llamada Hoja de Recursos. Click en Especificar recursos de forma manual.
3. Click en la celda que esta abajo de Nombre de Recurso y empezamos a introducir los recursos que necesitamos.

4. Ojo, recordemos que estamos agregando recurso que son de tipo trabajo, por lo que hay que verificar que la casilla Tipo sea Trabajo.
5. Agregar la Capacidad Máxima, si seleccionamos 100 % significa que la capacidad y el tiempo de ese recurso van a estar disponibles por completo para trabajar en las tareas que se le asigne, para nuestro Sitio Web, José Luis García es el programador asignado solo para este proyecto, por ende su capacidad Maxima será de 100%.
6. En esta lección aprenderemos, otro de los tipos de recursos los materiales y posteriormente aprenderemos a ajustar el horario de trabajo de un recurso.
   RECURSOS MATERIALES
   En la mayoría de proyectos se utilizan recursos materiales en la construcción por ejemplo se utiliza el hierro, la arena, la pintura, etc. todos estos cumplen una característica fundamental y es que todos son consumibles, para nuestro ejemplo de el Sitio Web utilizaremos CDs puesto que es un recurso consumible que se usará para copiar informacióny entregar avances al cliente.
   Para agregar un Recurso Material los pasos son similares a los Recursos de tipo Trabajo.Una vez estamos en la cuadricula llamada Hoja de Recursos.
   1. Click en la celda en blanco que esta abajo de Nombre de Recurso y digitamos el recurso.
   2. Click en la celda tipo de recursos y se despliega un cuadro con las opciones como aparece en la imagen de abajo.
   3. Seleccionamos Material.
   4. Además podemos agregar una etiqueta del material con solo dar click en la celda siguiente, esto no es necesario, sin embargo es buena practica para indentificar los recursos.





Estableciendo el horario de trabajo.
Aunque en la lección 9 ya configuramos el horario de trabajo para el proyecto, a menudo sucede que algun empleado no puede seguir ese horario por circunstancias diversas como por ejemplo, vacaciones, viajes, capacitaciones, etc. debido a esto es necesario establecer el horario de trabajo para ese recurso. Para lo cual seguiremos los siguientes paso.
1. En la Hoja de recursos seleccionamos el recurso para el que deseamos establecer el horario de trabajo.

 3. Nos aparece un cuadro como el de la lección 9, pero sin nos fijamos aparece el nombre del recurso en la opción Para, al dar click se despliega una lista donde se mostrarán todos los recursos.



Las opciones son las mismas que aprendimos en la lección 9, por lo que cualquier duda click en link para referirse a esta, solo hay que tener en cuenta que no es posible establecer horarios de trabajo para recursos de tipo material.
ASIGNANDO UN RECURSO A UNA TAREA
En esta lección veremos como asignar recursos como personas, equipos y materiales a las tareas del proyecto, lo cual permite llevar un seguimiento del trabajo de los recursos en las tareas.
Para asignar un recurso a una tarea existen varioss caminos uno es desde la guía de proyectos, haciendo click en recursos, click en asignar personas y equipamiento a tareas, después en la derecha seleccionamos el vinculo Asignar recursos....
Otro camino es seleccionar desde la vista deGantt la tarea y en el Menu Herramientas la opción Asignar Recursos.
Ambas opciones despliegan el siguiente cuadro...






1. En la lista se debe seleccionar el recurso que queremos asignar, en nuestro caso seleccionamos a Ricardo Antonio Fernández para la tarea Entrevistas con usuarios.
2. Click en el botón Asignar
3. Click en el botón Cerrar.

Ahora en el vista de Gantt el nombre del recurso aparece cerca de la tarea asignada.






En la guía de proyectos se puede ver la informaciòn que Project ha calculado para la duración y el trabajo. Además calcula la fecha de finalización de la tarea. Todo esto depende de el horario de el recurso y de la capacidad asignada cuando lo definimos.
En las lecciones siguientes ampliaremos un poco más la Asignación de Recursos.




2. En el Menu de Herramientas, seleccionamos la opción Cambiar calendario laboral

¿Qué son las asignaciones?

Las asignaciones son las asociaciones entre tareas específicas y los recursos necesarios para completarlas. Se puede asignar más de un recurso a una tarea. Tanto los recursos de trabajo como los recursos de material pueden asignarse a tareas.

Asigne recursos a las tareas del proyecto para indicar las personas u objetos necesarios para completar las tareas de la programación. Una vez realizadas las asignaciones, las tareas se programan de acuerdo con los calendarios de recursos y las unidades de asignación, lo cual permite realizar una programación más precisa.

¿Por qué deben asignarse recursos al proyecto?

De manera específica, se asignan recursos a las tareas del proyecto para alcanzar los siguientes objetivos:

• Realizar un seguimiento del trabajo que realizan las personas y el equipamiento, o de la cantidad de material utilizado, para completar las tareas.
• Garantizar un estricto control de los gastos y una buena comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, disminuye el riesgo de que las tareas se pasen por alto.
• Ser más preciso a la hora de programar la duración de las tareas y el momento en el que es probable que se completen.
• Realizar un seguimiento de los recursos a los que se les ha asignado un volumen de trabajo excesivo o insuficiente.
• Controlar los gastos por tiempo de recursos y costos.

¿Cómo se asignan recursos al proyecto?

Para asignar un recurso se selecciona una tarea, se elige un recurso en la lista de recursos (o se agrega a la misma) y se introducen las unidades de asignación.

Para los recursos de trabajo, el valor predeterminado de las unidades de asignación es igual al valor de capacidad máxima, pero no puede superar el límite del 100%. Un valor de unidades del 100% indica que el recurso está asignado a la tarea a tiempo completo, según el período laborable especificado en el calendario de recursos. Para los recursos materiales, el valor predeterminado de unidades de asignación es 1. Un valor de unidades 1 representa una de las unidades de medida, o etiquetas, establecidas para el recurso material (por ejemplo, 1 tonelada o 1 metro cúbico).

De manera predeterminada, los nombres de los recursos asignados aparecen en las barras de Gantt de la tarea.

Puede revisar los detalles de la información de asignaciones en las vistas Uso de tareas o Uso de recursos. En la vista Uso de tareas, los nombres de los recursos asignados se agrupan bajo el mismo nombre de tarea. En la vista Uso de recursos, los nombres de las tareas asignadas se agrupan bajo cada nombre de recurso. Estas dos vistas aparecen como tabla y como parte de horas en el que se muestra la distribución del trabajo por períodos de tiempo.